Η ενοικίαση επαγγελματικού εκτυπωτή δεν επηρεάζει μόνο το αν θα αγοράσετε ή όχι το μηχάνημα.
Επηρεάζει και το πώς κατανέμεται το συνολικό κόστος εκτύπωσης μέσα στον χρόνο, από το αρχικό κόστος έως τη συντήρηση και τα αναλώσιμα.
Παρακάτω δείτε ποια κόστη μπορεί να περιορίσει ή να κάνει πιο προβλέψιμα μια οργανωμένη ενοικίαση.
Τα βασικά κόστη ενός επαγγελματικού εκτυπωτή
Ένας επαγγελματικός εκτυπωτής δεν κοστίζει μόνο όσο η τιμή αγοράς του.
Στο πραγματικό κόστος προστίθενται το service όταν προκύπτει βλάβη, τα αναλώσιμα όπως toner και μελάνια, ο χρόνος που χάνεται όταν το μηχάνημα είναι εκτός λειτουργίας και το κόστος αντικατάστασης όταν ο εξοπλισμός δεν επαρκεί πια για τις ανάγκες του γραφείου.
Όλα αυτά μαζί διαμορφώνουν το πραγματικό κόστος χρήσης, όχι μόνο η αρχική τιμή του μηχανήματος.
Αρχικό κόστος αγοράς
Η αγορά ενός επαγγελματικού εκτυπωτή σημαίνει ένα σημαντικό εφάπαξ κόστος, το οποίο η επιχείρηση πρέπει να καλύψει πριν καν χρησιμοποιήσει το μηχάνημα. Αυτό το κεφάλαιο δεσμεύεται εξ ολοκλήρου από την πρώτη μέρα, ανεξάρτητα από το πόσο γρήγορα αποσβαίνεται η επένδυση. Για επιχειρήσεις που ξεκινούν ή επεκτείνονται, αυτό το αρχικό κόστος μπορεί να δεσμεύσει κεφάλαιο που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί αλλού.
Με την ενοικίαση, αυτό το αρχικό κόστος δεν χρειάζεται να καλυφθεί εφάπαξ, αλλά αντικαθίσταται από μια περιοδική χρέωση σύμφωνα με τους όρους της συμφωνίας. Αντί για μία μεγάλη δαπάνη, η επιχείρηση διαχειρίζεται μικρότερα, προβλέψιμα ποσά, κάτι που βοηθά ιδιαίτερα μικρότερες επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις που θέλουν να κρατήσουν κεφάλαιο διαθέσιμο για άλλες ανάγκες, όπως εξοπλισμό, προσωπικό ή επενδύσεις στη λειτουργία τους.
Αυτό δεν σημαίνει ότι η αγορά είναι πάντα η ακριβότερη επιλογή. Για επιχειρήσεις με σταθερό, χαμηλό όγκο εκτυπώσεων και διαθέσιμο κεφάλαιο, η αγορά μπορεί να έχει νόημα μακροπρόθεσμα. Το σημαντικό είναι να συγκρίνετε το πραγματικό κόστος κάθε επιλογής, όχι μόνο την αρχική τιμή, γιατί το αρχικό κόστος αγοράς είναι μόνο ένα κομμάτι της συνολικής εικόνας.
Το πρόγραμμα leasing φωτοτυπικών μηχανημάτων οργανώνεται ακριβώς γύρω από αυτή τη λογική: αντί για μεγάλη αρχική δαπάνη, η επιχείρηση έχει σταθερό μηνιαίο κόστος και εξοπλισμό που ταιριάζει στις ανάγκες της.
Service, βλάβες και downtime
Το service είναι από τα κόστη που συχνά υποτιμώνται όταν μια επιχείρηση αγοράζει εκτυπωτή μόνη της. Κάθε επισκευή έχει κόστος ανταλλακτικών και εργασίας, και όσο μεγαλώνει η ηλικία του μηχανήματος, τόσο συχνότερες μπορεί να γίνουν οι βλάβες.
Πέρα από το άμεσο κόστος επισκευής, υπάρχει και το κόστος του downtime, δηλαδή του χρόνου που το γραφείο μένει χωρίς λειτουργικό εκτυπωτή.
Για επιχειρήσεις που εξαρτώνται καθημερινά από την εκτύπωση, αυτό μπορεί να σημαίνει καθυστέρηση παραγγελιών ή εργασιών, κάτι που έχει πραγματικό κόστος ακόμη κι όταν δεν φαίνεται άμεσα στον λογαριασμό.
Ανάλογα με τη συμφωνία, η τεχνική υποστήριξη και μέρος του service μπορεί να εντάσσονται στην περιοδική χρέωση, κάνοντας το σχετικό κόστος πιο προβλέψιμο.
Αυτό δεν σημαίνει ότι εξαφανίζεται το κόστος του service, αλλά ότι, όταν καλύπτεται από τη συμφωνία, μπορεί να εντάσσεται σε ένα πιο προβλέψιμο λειτουργικό κόστος.
Αναλώσιμα και κόστος ανά σελίδα
Τα αναλώσιμα, όπως toner, μελάνια και ανταλλακτικά φθοράς, είναι ένα διαρκές κόστος που συνεχίζεται όσο χρησιμοποιείται το μηχάνημα. Το κόστος ανά σελίδα, δηλαδή πόσο κοστίζει κάθε εκτύπωση συνυπολογίζοντας αναλώσιμα και συντήρηση, είναι συχνά πιο σημαντικό από την τιμή αγοράς του ίδιου του μηχανήματος, ειδικά για γραφεία με μεγάλο όγκο εκτυπώσεων.
Ένα μηχάνημα με χαμηλότερη αρχική τιμή δεν σημαίνει απαραίτητα χαμηλότερο κόστος ανά σελίδα. Αν καταναλώνει περισσότερο toner ή χρειάζεται συχνότερη συντήρηση, το συνολικό κόστος μπορεί τελικά να είναι υψηλότερο. Σε πολλά πακέτα ενοικίασης, τα αναλώσιμα εντάσσονται στη συμφωνία, κάτι που βοηθά την επιχείρηση να έχει καθαρή εικόνα του κόστους ανά σελίδα από την αρχή.
Αυτή η εικόνα έχει ιδιαίτερη αξία για επιχειρήσεις που θέλουν να συγκρίνουν αντικειμενικά διαφορετικές επιλογές εξοπλισμού, αντί να βασίζονται μόνο στην τιμή αγοράς. Το κόστος ανά σελίδα δείχνει το πραγματικό, μακροπρόθεσμο κόστος χρήσης, κάτι που η αρχική τιμή του μηχανήματος από μόνη της δεν αποκαλύπτει.
Κόστος παλιού ή ακατάλληλου εξοπλισμού
Ένας παλιός ή ακατάλληλος εκτυπωτής κοστίζει με τρόπους που δεν φαίνονται αμέσως. Παλαιότερα μηχανήματα τείνουν να χρειάζονται συχνότερο service, να καταναλώνουν περισσότερα αναλώσιμα, και να έχουν περιορισμένες δυνατότητες που δεν καλύπτουν πια τις ανάγκες του γραφείου.
Ένας εκτυπωτής που δεν ταιριάζει στον πραγματικό όγκο εκτυπώσεων, είτε γιατί είναι μικρότερος από όσο χρειάζεται είτε γιατί είναι υπερβολικά μεγάλος για τη χρήση του γραφείου, δημιουργεί επίσης κρυφό κόστος: είτε από συνεχή υπερφόρτωση και βλάβες, είτε από αχρησιμοποίητη δυναμικότητα που η επιχείρηση πληρώνει χωρίς λόγο.
Σε ένα πακέτο ενοικίασης, αξίζει να ελεγχθεί αν προβλέπεται δυνατότητα αλλαγής ή αναβάθμισης του εξοπλισμού όταν μεταβάλλονται οι ανάγκες της επιχείρησης. Μια τέτοια δυνατότητα μπορεί να βοηθήσει ώστε ο εξοπλισμός να παραμένει κατάλληλος για την πραγματική χρήση του γραφείου.
Προβλεψιμότητα προϋπολογισμού
Ανάλογα με όσα καλύπτει η συμφωνία, η ενοικίαση μπορεί να κάνει σημαντικό μέρος του κόστους εκτύπωσης πιο προβλέψιμο. Αυτό βοηθά στον καλύτερο σχεδιασμό του προϋπολογισμού, καθώς η επιχείρηση γνωρίζει εκ των προτέρων ποια σχετικά κόστη περιλαμβάνονται στην περιοδική χρέωση και ποια ενδέχεται να προκύψουν επιπλέον.
Έτσι, σημαντικό μέρος του κόστους εκτύπωσης μπορεί να γίνει πιο σταθερό και προβλέψιμο, ανάλογα με όσα καλύπτει η συμφωνία.
Για επιχειρήσεις που διαχειρίζονται προσεκτικά τον προϋπολογισμό τους, όπως μικρά γραφεία ή επιχειρήσεις με περιορισμένο ταμείο, αυτή η σταθερότητα έχει πρακτική αξία πέρα από το ίδιο το ποσό. Σημαίνει λιγότερες εκπλήξεις και πιο εύκολο σχεδιασμό των υπόλοιπων εξόδων του γραφείου.
Πότε η ενοικίαση μπορεί να μειώσει το συνολικό κόστος
Η ενοικίαση δεν μειώνει αυτόματα το κόστος για κάθε επιχείρηση. Έχει περισσότερο νόημα όταν το άθροισμα των επιμέρους κοστών, δηλαδή αρχικό κόστος, service, αναλώσιμα και downtime, ξεπερνά αυτό που θα κόστιζε ένα οργανωμένο πακέτο με σταθερή μηνιαία χρέωση.
Αυτό συμβαίνει συχνά σε επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο εκτυπώσεων, όπου το κόστος αναλωσίμων και service είναι σημαντικό, ή σε επιχειρήσεις που θέλουν να αποφύγουν τον κίνδυνο απρόβλεπτων εξόδων από παλιό ή ακατάλληλο εξοπλισμό. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένα οργανωμένο πακέτο ενοικίασης μπορεί να προσφέρει καλύτερη σχέση κόστους και σταθερότητας σε σχέση με τη μεμονωμένη διαχείριση κάθε κόστους ξεχωριστά. Αν θέλετε να δείτε αναλυτικά τι περιλαμβάνει ένα πακέτο ενοικίασης, μπορείτε να δείτε τι συνήθως περιλαμβάνεται σε μια τέτοια συμφωνία.
Συχνές ερωτήσεις
Μειώνει η ενοικίαση το κόστος εκτύπωσης;
Μπορεί να το κάνει πιο προβλέψιμο και σε ορισμένες περιπτώσεις χαμηλότερο, ανάλογα με τον όγκο εκτυπώσεων και το τι περιλαμβάνει η συγκεκριμένη συμφωνία.
Ποια κόστη κρύβει η αγορά εκτυπωτή;
Πέρα από την τιμή αγοράς, υπάρχουν κόστη service, αναλωσίμων, downtime και ενδεχόμενης αντικατάστασης όταν ο εξοπλισμός δεν επαρκεί πια.
Τι ρόλο παίζει το service;
Το service επηρεάζει τόσο το άμεσο κόστος επισκευών όσο και τον χρόνο που το μηχάνημα μένει εκτός λειτουργίας, κάτι που έχει έμμεσο αλλά πραγματικό κόστος για την επιχείρηση.
Συμφέρει για μικρές επιχειρήσεις;
Μπορεί να συμφέρει, ιδιαίτερα όταν η επιχείρηση θέλει να αποφύγει το μεγάλο αρχικό κόστος αγοράς και να έχει προβλέψιμο μηνιαίο κόστος αντί για απρόβλεπτα έξοδα.
Αν θέλετε να περιορίσετε το αρχικό κόστος και να έχετε πιο προβλέψιμη εικόνα για service, αναλώσιμα και λειτουργικά έξοδα, αξίζει να εξετάσετε αν η ενοικίαση ταιριάζει στις ανάγκες σας. Δείτε τις λύσεις ενοικίασης επαγγελματικών εκτυπωτών της Trust Printing Solutions και επιλέξτε με βάση τον πραγματικό όγκο και τη χρήση της επιχείρησής σας.
