Πολλές επιχειρήσεις αναρωτιούνται τι ακριβώς περιλαμβάνει ένα πακέτο ενοικίασης εκτυπωτή, πριν αποφασίσουν αν τους ταιριάζει. Η λογική είναι απλή: αντί να αγοράσετε τον εξοπλισμό, τον χρησιμοποιείτε με μηνιαία χρέωση, ενώ η τεχνική κάλυψη και η συντήρηση οργανώνονται μέσα στη συμφωνία. Παρακάτω δείτε τι περιλαμβάνει συνήθως ένα τέτοιο πακέτο και τι αξίζει να ελέγξετε πριν το επιλέξετε.
Τι είναι πακέτο ενοικίασης εκτυπωτή
Ένα πακέτο ενοικίασης εκτυπωτή είναι μια συμφωνία στην οποία η επιχείρηση χρησιμοποιεί επαγγελματικό εκτυπωτή ή φωτοτυπικό χωρίς να τον αγοράζει. Αντί για ένα μεγάλο αρχικό κόστος, υπάρχει μια σταθερή μηνιαία χρέωση για όσο διάστημα ισχύει η συμφωνία. Στην αγορά αυτή η λύση αυτή συχνά αναφέρεται και ως leasing φωτοτυπικού εξοπλισμού.
Η λογική πίσω από αυτή την επιλογή είναι πρακτική. Μια επιχείρηση που δεν θέλει να δεσμεύσει κεφάλαιο σε εξοπλισμό, ή που χρειάζεται ευελιξία για να αλλάξει μηχάνημα όταν μεγαλώσουν οι ανάγκες της, βρίσκει στην ενοικίαση μια λύση χωρίς τη δέσμευση της αγοράς. Το πακέτο συνήθως δεν σταματάει στον εξοπλισμό. Καλύπτει και το πώς αυτός ο εξοπλισμός θα λειτουργεί σωστά μέσα στον χρόνο.
Στην πράξη, ο όρος «πακέτο» δείχνει ότι δεν ενοικιάζεται μόνο το μηχάνημα. Μαζί με τον εξοπλισμό οργανώνεται συνήθως και η τεχνική κάλυψη, ώστε η επιχείρηση να μην χρειάζεται να αναζητά ξεχωριστό τεχνικό όποτε προκύψει πρόβλημα. Το πόσο ευρύ είναι αυτό το πακέτο διαφέρει ανά συμφωνία, γι’ αυτό αξίζει να το διαβάσετε προσεκτικά πριν υπογράψετε.
Τι εξοπλισμός μπορεί να περιλαμβάνεται
Ο εξοπλισμός που περιλαμβάνεται σε ένα πακέτο ενοικίασης εξαρτάται από τις ανάγκες της επιχείρησης. Ένα μικρό γραφείο με περιορισμένο όγκο εκτυπώσεων μπορεί να χρειάζεται ένα απλό ασπρόμαυρο πολυμηχάνημα. Ένα τυπογραφείο ή ένα γραφείο με καθημερινή, εντατική χρήση μπορεί να χρειάζεται πιο ισχυρό, έγχρωμο μηχάνημα με μεγαλύτερη ταχύτητα.
Η επιλογή μπορεί να περιλαμβάνει καινούργια μηχανήματα ή ανακατασκευασμένα, δηλαδή μηχανήματα που έχουν ελεγχθεί και συντηρηθεί πριν παραδοθούν. Το σημαντικό δεν είναι μόνο ποιο μηχάνημα θα μπει στο γραφείο, αλλά αν αυτό ταιριάζει πραγματικά στον όγκο και στον τρόπο εκτύπωσης της επιχείρησης. Αξίζει επίσης να ελεγχθεί αν υπάρχει δυνατότητα αλλαγής ή αναβάθμισης εξοπλισμού, εφόσον μεταβληθούν οι ανάγκες της επιχείρησης
Εκτός από τον τύπο του μηχανήματος, η επιχείρηση μπορεί να λάβει υπόψη λειτουργίες όπως η εκτύπωση διπλής όψης, η σάρωση εγγράφων και η σύνδεση σε δίκτυο, ανάλογα με το πώς λειτουργεί καθημερινά το γραφείο. Όσο πιο συγκεκριμένα περιγράφει η επιχείρηση τις ανάγκες της, τόσο πιο εύκολο είναι να προταθεί κατάλληλος εξοπλισμός μέσα στο πακέτο.
Η ενοικίαση φωτοτυπικού με service και υποστήριξη σκοπεύει ακριβώς σε αυτό: η επιχείρηση αποκτά κατάλληλο εξοπλισμό και τεχνική κάλυψη μέσα στην ίδια συμφωνία, χωρίς να χρειάζεται να συντονίζει ξεχωριστά τον προμηθευτή του μηχανήματος και τον τεχνικό του service.
Service και τεχνική υποστήριξη
Ένα από τα σημεία που κάνουν τη διαφορά σε ένα πακέτο ενοικίασης είναι το πώς οργανώνεται η τεχνική υποστήριξη. Ο εκτυπωτής ή το φωτοτυπικό είναι μηχάνημα που χρησιμοποιείται καθημερινά, οπότε ένα πρόβλημα, όπως εμπλοκή χαρτιού, αχνή εκτύπωση ή σφάλμα λειτουργίας, επηρεάζει αμέσως τη δουλειά του γραφείου.
Σε πολλά πακέτα ενοικίασης, η τεχνική υποστήριξη είναι ενσωματωμένη στη συμφωνία, ώστε η επιχείρηση να μην χρειάζεται να αναζητά ξεχωριστό τεχνικό κάθε φορά που προκύπτει βλάβη. Αυτό σημαίνει έναν συνεργάτη που γνωρίζει το συγκεκριμένο μηχάνημα, αντί για επικοινωνία με διαφορετικά πρόσωπα κάθε φορά.
Η κάλυψη μπορεί να αφορά τόσο τακτική συντήρηση, δηλαδή προληπτικό έλεγχο του μηχανήματος, όσο και άμεση παρέμβαση όταν προκύψει βλάβη. Το πόσο γρήγορα ανταποκρίνεται ο τεχνικός και τι ακριβώς καλύπτεται σε κάθε περίπτωση καθορίζεται από τη συγκεκριμένη συμφωνία, γι’ αυτό είναι από τα πρώτα σημεία που αξίζει να ξεκαθαρίσετε πριν υπογράψετε.
Για επιχειρήσεις που εξαρτώνται καθημερινά από τον εκτυπωτή τους, όπως ένα γραφείο γραφικών τεχνών ή ένα τυπογραφείο, η οργανωμένη τεχνική κάλυψη έχει πρακτική σημασία. Κάθε ώρα που το μηχάνημα είναι εκτός λειτουργίας μεταφράζεται σε καθυστέρηση παραγγελιών, γι’ αυτό η ύπαρξη ενός σταθερού συνεργάτη για το service αποτελεί ουσιαστικό μέρος του πακέτου, όχι απλώς ένα επιπλέον χαρακτηριστικό.
Αναλώσιμα και κόστος χρήσης
Εκτός από τον εξοπλισμό και το service, ένα πακέτο ενοικίασης μπορεί να αφορά και τα αναλώσιμα, δηλαδή toner, μελάνια και ανταλλακτικά φθοράς. Δεν περιλαμβάνουν όλα τα πακέτα τα αναλώσιμα με τον ίδιο τρόπο, γι’ αυτό είναι σημαντικό να ξέρετε τι ακριβώς καλύπτει η δική σας συμφωνία.
Το πραγματικό κόστος χρήσης ενός εκτυπωτή δεν είναι μόνο η μηνιαία χρέωση. Περιλαμβάνει και το κόστος αναλωσίμων, τον χρόνο που χάνεται σε βλάβες, και το κόστος συντήρησης αν κάτι δεν καλύπτεται. Ένα καλά οργανωμένο πακέτο ενοικίασης μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να έχει πιο προβλέψιμη εικόνα του κόστους, ανάλογα με όσα περιλαμβάνει η συμφωνία.
Μια επιχείρηση που συγκρίνει διαφορετικά πακέτα ενοικίασης μπορεί να δει σημαντική διαφορά ανάμεσά τους, ακριβώς επειδή δεν περιλαμβάνουν όλα τα ίδια στοιχεία. Ένα πακέτο με χαμηλότερη μηνιαία χρέωση αλλά χωρίς αναλώσιμα ή τεχνική κάλυψη μπορεί τελικά να βγει πιο ακριβό από ένα πιο ολοκληρωμένο πακέτο. Η σύγκριση έχει νόημα μόνο όταν γίνεται με βάση το τι περιλαμβάνει συνολικά κάθε πρόταση, όχι μόνο τη μηνιαία χρέωση.
Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία για επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο εκτυπώσεων, όπου το κόστος αναλωσίμων επηρεάζει αισθητά τον μηνιαίο προϋπολογισμό. Όσο πιο ξεκάθαρη είναι η εικόνα για το τι κοστίζει κάθε στοιχείο ξεχωριστά, τόσο πιο εύκολο είναι να προγραμματίσετε τα έξοδα του γραφείου χωρίς απρόοπτα.
Τι να ελέγξει μια επιχείρηση πριν επιλέξει πακέτο
Πριν συμφωνήσετε σε ένα πακέτο ενοικίασης εκτυπωτή, αξίζει να ελέγξετε συγκεκριμένα σημεία, ώστε να ξέρετε ακριβώς τι αγοράζετε και τι όχι.
- Τι ακριβώς καλύπτει το service, μόνο επισκευές ή και τακτική συντήρηση.
- Αν περιλαμβάνονται αναλώσιμα ή αν χρεώνονται ξεχωριστά.
- Ποια είναι η διάρκεια της συμφωνίας και τι ισχύει αν η επιχείρηση θέλει να αλλάξει εξοπλισμό.
- Αν ο εξοπλισμός ταιριάζει στον πραγματικό όγκο εκτυπώσεων του γραφείου, όχι μόνο στις τρέχουσες ανάγκες αλλά και στην αναμενόμενη αύξηση.
- Ποιος είναι ο συνεργάτης που θα σας εξυπηρετεί, ώστε να μιλάτε πάντα με τον ίδιο τεχνικό ή την ίδια ομάδα.
Όσο πιο ξεκάθαρα απαντηθούν αυτά τα ερωτήματα πριν την υπογραφή, τόσο λιγότερες εκπλήξεις θα υπάρξουν αργότερα, και τόσο πιο εύκολο θα είναι να συγκρίνετε αντικειμενικά διαφορετικές προτάσεις. Ένας απλός τρόπος να το κάνετε είναι να ζητήσετε τους όρους γραπτώς και να τους διαβάσετε μαζί με κάποιον που γνωρίζει τη λειτουργία του γραφείου σας, ώστε να μην μείνει καμία ασάφεια πριν τη δέσμευση.
Για οργανωμένες λύσεις ενοικίασης εκτυπωτών για επιχειρήσεις, δείτε τις διαθέσιμες επιλογές της Trust Printing Solutions.
Συχνές ερωτήσεις
Περιλαμβάνεται service στην ενοικίαση εκτυπωτή;
Σε πολλά πακέτα ενοικίασης η τεχνική υποστήριξη είναι μέρος της συμφωνίας. Το ακριβές περιεχόμενο διαφέρει ανά πακέτο, γι’ αυτό είναι σημαντικό να το ρωτήσετε πριν υπογράψετε.
Περιλαμβάνονται αναλώσιμα;
Εξαρτάται από το πακέτο. Ορισμένες συμφωνίες καλύπτουν αναλώσιμα όπως toner, ενώ άλλες τα χρεώνουν ξεχωριστά. Καλό είναι να το διευκρινίζετε από την αρχή, ώστε να υπολογίζετε σωστά το συνολικό κόστος.
Υπάρχει ελάχιστη διάρκεια μίσθωσης;
Οι συμφωνίες ενοικίασης συνήθως ορίζουν μια περίοδο διάρκειας. Οι όροι διαφέρουν ανάλογα με τη συμφωνία, γι’ αυτό αξίζει να τους ελέγξετε πριν δεσμευτείτε.
Για ποιες επιχειρήσεις συμφέρει;
Συμφέρει κυρίως επιχειρήσεις που θέλουν να αποφύγουν το μεγάλο αρχικό κόστος αγοράς, ή που χρειάζονται ευελιξία να αλλάξουν εξοπλισμό καθώς αλλάζουν οι ανάγκες τους.
Αν εξετάζετε την ενοικίαση εκτυπωτή για την επιχείρησή σας, αξίζει να γνωρίζετε ακριβώς τι περιλαμβάνει η συμφωνία και ποια κάλυψη έχετε σε service και αναλώσιμα. Δείτε τις λύσεις ενοικίασης εκτυπωτών της Trust Printing Solutions και βρείτε την επιλογή που ταιριάζει στις πραγματικές ανάγκες του γραφείου σας.
