Δεν υπάρχει ένα φωτοτυπικό μηχάνημα που να ταιριάζει σε κάθε επιχείρηση. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τον πραγματικό όγκο εκτυπώσεων, τον τρόπο που χρησιμοποιείται καθημερινά το μηχάνημα, τις λειτουργίες που πραγματικά χρειάζεστε και το συνολικό κόστος λειτουργίας. Παρακάτω δείτε τι αξίζει να εξετάσετε πριν αποφασίσετε.
Ξεκινήστε από τον πραγματικό όγκο εκτυπώσεων
Η επιλογή φωτοτυπικού αφορά κάθε τύπο επιχείρησης, από ένα μικρό δικηγορικό ή λογιστικό γραφείο έως ένα τυπογραφείο ή ένα γραφείο με μεγαλύτερο προσωπικό. Το κοινό σημείο είναι ότι η απόφαση δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στην τιμή ή σε ένα γενικό «καλό μηχάνημα», αλλά στο πώς πραγματικά λειτουργεί το συγκεκριμένο γραφείο.
Το πρώτο βήμα δεν είναι να δείτε μοντέλα, αλλά να καταγράψετε πόσο πραγματικά εκτυπώνει το γραφείο σας. Ένα μικρό λογιστικό γραφείο με λίγες εκτυπώσεις την ημέρα έχει εντελώς διαφορετικές ανάγκες από ένα τυπογραφείο ή ένα γραφείο με συνεχή ροή εγγράφων.
Εκτός από τον συνολικό όγκο, μετράει και το πώς κατανέμεται μέσα στη μέρα. Ένα γραφείο όπου πολλοί χρήστες εκτυπώνουν ταυτόχρονα σε συγκεκριμένες ώρες, π.χ. πριν από συναντήσεις ή στο κλείσιμο μηνιαίων εργασιών, χρειάζεται μηχάνημα που αντέχει σε αιχμές χρήσης, όχι μόνο σε μέσο όρο.
Ένα σχολείο ή ένα ΚΔΑΠ, για παράδειγμα, μπορεί να έχει έντονη εποχικότητα, με πολύ μεγαλύτερο όγκο εκτυπώσεων σε συγκεκριμένες περιόδους του έτους. Ένα λογιστικό γραφείο μπορεί αντίστοιχα να έχει αιχμές συγκεκριμένους μήνες, ανάλογα με φορολογικές υποχρεώσεις. Η κατανόηση αυτών των διακυμάνσεων βοηθά να επιλεγεί μηχάνημα που δεν φτάνει στα όριά του ακριβώς τις πιο κρίσιμες περιόδους.
Αν δεν έχετε ήδη μια σαφή εικόνα του μηνιαίου όγκου εκτυπώσεων, ένας απλός τρόπος να ξεκινήσετε είναι να δείτε τη χρήση των τελευταίων μηνών, αν υπάρχει διαθέσιμο ιστορικό, ή να παρατηρήσετε για λίγες εβδομάδες πόσο πραγματικά χρησιμοποιείται ο υπάρχων εξοπλισμός. Αυτή η εικόνα είναι πιο αξιόπιστη βάση για την επιλογή απ’ ό,τι μια γενική εκτίμηση.
Ένα μηχάνημα που επιλέγεται με βάση τον πραγματικό όγκο και τον τρόπο χρήσης, και όχι απλώς με βάση την τιμή, είναι πιο πιθανό να καλύψει τις ανάγκες του γραφείου χωρίς συχνά προβλήματα φόρτου. Τα φωτοτυπικά μηχανήματα για επιχειρήσεις διαφέρουν σημαντικά μεταξύ τους ακριβώς σε αυτό το σημείο, γι’ αυτό η αποτύπωση των πραγματικών αναγκών πριν την επιλογή έχει μεγάλη σημασία.
Ασπρόμαυρο ή έγχρωμο
Η επιλογή ανάμεσα σε ασπρόμαυρο και έγχρωμο μηχάνημα εξαρτάται από το είδος των εγγράφων που παράγει το γραφείο. Ένα γραφείο που ασχολείται κυρίως με εσωτερικά έγγραφα, συμβάσεις ή αλληλογραφία, καλύπτεται συνήθως από ασπρόμαυρη εκτύπωση. Ένα γραφείο που παράγει παρουσιάσεις, υλικό μάρκετινγκ ή έντυπα με εικόνες χρειάζεται έγχρωμη δυνατότητα.
Το έγχρωμο μηχάνημα δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή μόνο και μόνο επειδή προσφέρει περισσότερες δυνατότητες. Αν οι έγχρωμες εκτυπώσεις είναι σπάνιες, μπορεί να μην αξίζει το επιπλέον κόστος λειτουργίας που συνοδεύει συνήθως τον έγχρωμο εξοπλισμό. Αν θέλετε να δείτε αναλυτικά πώς να αποφασίσετε ανάμεσα στις δύο επιλογές, υπάρχει ξεχωριστό άρθρο για ασπρόμαυρο ή έγχρωμο πολυμηχάνημα.
Σε ένα γραφείο όπου οι περισσότερες εργασίες είναι ασπρόμαυρες αλλά προκύπτει περιστασιακά ανάγκη για χρώμα, μπορεί να έχει νόημα να υπάρχει και έγχρωμη δυνατότητα χωρίς αυτή να αποτελεί το βασικό κριτήριο επιλογής.
Αυτό βοηθά να μην πληρώνει το γραφείο για δυνατότητα που χρησιμοποιεί σπάνια, χωρίς όμως να τη στερείται όταν προκύψει ανάγκη.
Ταχύτητα και απαιτήσεις παραγωγικότητας
Η ταχύτητα ενός φωτοτυπικού έχει σημασία κυρίως όταν το γραφείο εκτυπώνει μεγάλο όγκο μέσα σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Ένα γραφείο που στέλνει μαζικά έγγραφα πριν από μια προθεσμία, ή που εκτυπώνει μεγάλες παρτίδες αντιγράφων, επηρεάζεται περισσότερο από την ταχύτητα σε σχέση με ένα γραφείο με σταθερή, χαμηλή ροή εκτυπώσεων.
Πέρα από την ταχύτητα, μετράει και το πόσο γρήγορα το μηχάνημα είναι έτοιμο να λειτουργήσει μετά από αναμονή, καθώς και το αν μπορεί να διαχειριστεί μεγαλύτερες εργασίες χωρίς συχνές διακοπές. Η παραγωγικότητα ενός γραφείου δεν εξαρτάται μόνο από το πόσο γρήγορο είναι το μηχάνημα σε απόλυτους αριθμούς, αλλά από το αν ταιριάζει στον ρυθμό εργασίας του συγκεκριμένου γραφείου.
Ένα γραφείο με σταθερή, προβλέψιμη ροή εκτυπώσεων μπορεί να μην χρειάζεται τη μέγιστη διαθέσιμη ταχύτητα. Αντίθετα, ένα γραφείο με απότομες αιχμές χρήσης επωφελείται περισσότερο από μηχάνημα που διατηρεί σταθερή απόδοση ακόμη και σε μεγάλες, συνεχόμενες εργασίες.
Scanner, duplex, δικτυακή χρήση και πολλοί χρήστες
Οι περισσότερες επιχειρήσεις σήμερα χρειάζονται περισσότερα από απλή εκτύπωση. Η σάρωση εγγράφων, η εκτύπωση διπλής όψης και η σύνδεση σε δίκτυο, ώστε πολλοί υπολογιστές να χρησιμοποιούν το ίδιο μηχάνημα, είναι λειτουργίες που πολλά γραφεία θεωρούν πλέον βασικές, όχι πολυτέλεια.
Όταν πολλοί χρήστες μοιράζονται το ίδιο μηχάνημα, αξίζει να εξετάσετε πόσο εύκολα διαχειρίζεται ταυτόχρονες εργασίες και πόσο απλή είναι η χρήση του από διαφορετικά τμήματα. Ένα μηχάνημα που καλύπτει εκτύπωση, σάρωση και αντιγραφή σε μία συσκευή μπορεί να απλοποιήσει τη λειτουργία ενός γραφείου, ενώ σε άλλες περιπτώσεις ένας απλός εκτυπωτής μπορεί να είναι αρκετός. Το πότε συμφέρει το ένα ή το άλλο εξαρτάται από τον αριθμό χρηστών και τον τρόπο εργασίας, κάτι που αναλύεται στο άρθρο για πολυμηχάνημα ή απλός εκτυπωτής.
Κόστος χρήσης, αναλώσιμα και κόστος ανά σελίδα
Το κόστος ενός φωτοτυπικού δεν σταματάει στην τιμή αγοράς ή μίσθωσης. Τα αναλώσιμα, όπως toner και ανταλλακτικά φθοράς, συνεχίζουν να κοστίζουν όσο χρησιμοποιείται το μηχάνημα, και το κόστος ανά σελίδα, δηλαδή πόσο κοστίζει κάθε εκτύπωση συνολικά, είναι συχνά πιο σημαντικό από την αρχική τιμή του εξοπλισμού.
Δύο μηχανήματα με παρόμοια αρχική τιμή μπορεί να έχουν πολύ διαφορετικό κόστος ανά σελίδα, ανάλογα με την κατανάλωση αναλωσίμων και τη συχνότητα συντήρησης. Για γραφεία με μεγάλο όγκο εκτυπώσεων, αυτή η διαφορά συσσωρεύεται γρήγορα και επηρεάζει το πραγματικό κόστος λειτουργίας πολύ περισσότερο από την τιμή του μηχανήματος.
Service, downtime και τεχνική υποστήριξη
Ένα μηχάνημα που χρησιμοποιείται καθημερινά χρειάζεται και τακτική συντήρηση, όχι μόνο επισκευή όταν προκύψει πρόβλημα. Η τεχνική υποστήριξη επηρεάζει το πόσο γρήγορα το γραφείο επιστρέφει σε κανονική λειτουργία όταν εμφανιστεί βλάβη, κάτι που έχει άμεση σχέση με την καθημερινή παραγωγικότητα.
Το downtime, δηλαδή ο χρόνος που το μηχάνημα είναι εκτός λειτουργίας, έχει πραγματικό κόστος για μια επιχείρηση, ακόμη κι όταν δεν εμφανίζεται ως ξεχωριστό ποσό στον λογαριασμό. Ένα γραφείο που βασίζεται καθημερινά στην εκτύπωση αισθάνεται άμεσα την καθυστέρηση όταν το μηχάνημα δεν λειτουργεί, γι’ αυτό η διαθεσιμότητα τεχνικής υποστήριξης είναι μέρος της απόφασης, όχι δευτερεύον στοιχείο.
Πρακτικό framework πριν επιλέξετε μηχάνημα
Πριν επιλέξετε φωτοτυπικό μηχάνημα, βοηθάει να έχετε καταγράψει μερικά βασικά στοιχεία για το γραφείο σας: τον πραγματικό όγκο εκτυπώσεων ανά μήνα, το αν χρειάζεστε κυρίως ασπρόμαυρη ή και έγχρωμη εκτύπωση, τον αριθμό χρηστών που θα μοιράζονται το μηχάνημα, και τις λειτουργίες που πραγματικά χρησιμοποιεί το γραφείο σας καθημερινά, όπως σάρωση ή δικτυακή χρήση.
Με βάση αυτά τα στοιχεία γίνεται πιο εύκολο να συγκρίνετε διαφορετικές επιλογές με ρεαλιστικά κριτήρια, αντί να αποφασίσετε μόνο με βάση την τιμή αγοράς ή μία γενική περιγραφή προδιαγραφών.
Συχνές ερωτήσεις
Τι φωτοτυπικό χρειάζεται ένα γραφείο;
Εξαρτάται από τον όγκο εκτυπώσεων, τον αριθμό χρηστών και το αν χρειάζεται έγχρωμη εκτύπωση, σάρωση ή δικτυακή χρήση.
Πόσες σελίδες πρέπει να υποστηρίζει;
Δεν υπάρχει ένας αριθμός που να ταιριάζει παντού. Το σωστό μηχάνημα είναι αυτό που καλύπτει τον πραγματικό μηνιαίο όγκο εκτυπώσεων του συγκεκριμένου γραφείου, συμπεριλαμβανομένων και των περιόδων αιχμής.
Τι ρόλο παίζει το κόστος ανά σελίδα;
Δείχνει το πραγματικό κόστος κάθε εκτύπωσης, συνυπολογίζοντας αναλώσιμα και συντήρηση, και συχνά επηρεάζει το συνολικό κόστος λειτουργίας περισσότερο από την αρχική τιμή του μηχανήματος.
Χρειάζεται service μετά την αγορά ή μίσθωση;
Ένα μηχάνημα που χρησιμοποιείται καθημερινά χρειάζεται τακτική συντήρηση και τεχνική υποστήριξη για βλάβες, ανεξάρτητα από το αν αποκτήθηκε με αγορά ή με ενοικίαση.
Αν θέλετε να επιλέξετε φωτοτυπικό μηχάνημα που να ταιριάζει πραγματικά στον όγκο εκτυπώσεων, στις λειτουργίες και στον τρόπο εργασίας του γραφείου σας, δείτε τα φωτοτυπικά μηχανήματα για επιχειρήσεις της Trust Printing Solutions και επιλέξτε λύση με βάση τις πραγματικές σας ανάγκες.
