Κάθε φωτοτυπικό ή πολυμηχάνημα που δουλεύει καθημερινά θα παρουσιάσει κάποια στιγμή πρόβλημα. Άλλα προβλήματα είναι απλά και λύνονται σε δύο λεπτά από τον χρήστη. Άλλα δείχνουν φθορά που χρειάζεται τεχνικό. Το δύσκολο για μια επιχείρηση δεν είναι το ίδιο το πρόβλημα, αλλά το να καταλάβει σε ποια από τις δύο κατηγορίες ανήκει.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τα πιο συχνά προβλήματα σε φωτοτυπικά και πολυμηχανήματα γραφείου, από πού συνήθως προέρχονται, τι μπορείτε να ελέγξετε μόνοι σας και πού σταματάει η δική σας παρέμβαση.
Γιατί εμφανίζονται συχνές βλάβες
Τα επαγγελματικά μηχανήματα εκτύπωσης έχουν κινούμενα μέρη που φθείρονται με τη χρήση: ρολά που τραβούν το χαρτί, τύμπανα που μεταφέρουν το toner (τη σκόνη εκτύπωσης), μονάδες που θερμαίνουν και σταθεροποιούν το αποτέλεσμα στη σελίδα. Όσο μεγαλύτερος ο ημερήσιος όγκος εκτυπώσεων, τόσο πιο γρήγορα φθείρονται αυτά τα εξαρτήματα.
Υπάρχουν όμως και αιτίες που δεν σχετίζονται με τη φθορά. Ακατάλληλο ή κακής ποιότητας χαρτί, σκόνη στον χώρο, υγρασία, αναλώσιμα που δεν ταιριάζουν στο μηχάνημα, ακόμα και η θέση του μηχανήματος μέσα στο γραφείο μπορούν να προκαλέσουν επαναλαμβανόμενα προβλήματα. Γι’ αυτό, πριν υποθέσετε βλάβη, αξίζει πάντα ένας γρήγορος έλεγχος των βασικών: σωστό χαρτί, σωστά τοποθετημένα αναλώσιμα, καθαρός χώρος γύρω από το μηχάνημα.
Όταν όμως το ίδιο πρόβλημα επιστρέφει ξανά και ξανά, ενώ τα βασικά είναι εντάξει, τότε συνήθως μιλάμε για φθορά σε εσωτερικό εξάρτημα. Εκεί χρειάζονται εξειδικευμένες επισκευές εκτυπωτών και φωτοτυπικών, γιατί η αιτία βρίσκεται σε σημεία που δεν είναι προσβάσιμα στον απλό χρήστη.
Προβλήματα χαρτιού
Οι εμπλοκές χαρτιού είναι το πιο συχνό παράπονο σε κάθε γραφείο. Μια εμπλοκή κάθε τόσο είναι φυσιολογική. Το ζήτημα ξεκινάει όταν οι εμπλοκές αποκτούν μοτίβο.
Εμπλοκές στο ίδιο σημείο: Αν το χαρτί κολλάει συστηματικά στην ίδια διαδρομή, για παράδειγμα πάντα στην έξοδο ή πάντα στον ίδιο δίσκο, το πιθανότερο είναι φθαρμένο ρολό ή εξάρτημα σε εκείνο το τμήμα της διαδρομής.
Το μηχάνημα δεν τραβάει χαρτί: Όταν ο δίσκος έχει χαρτί αλλά το μηχάνημα δυσκολεύεται να το πιάσει, τα ελαστικά ρολά τροφοδοσίας έχουν συνήθως χάσει την πρόσφυσή τους. Είναι από τις πιο κοινές φθορές σε μηχανήματα με μεγάλο όγκο δουλειάς.
Πολλαπλά φύλλα μαζί: Αν το μηχάνημα τραβάει δύο και τρία φύλλα ταυτόχρονα, μπορεί να φταίει η υγρασία στο χαρτί ή ο διαχωριστής φύλλων που έχει φθαρεί.
Ζαρωμένο ή τσαλακωμένο χαρτί στην έξοδο: Συχνά δείχνει πρόβλημα στη μονάδα σταθεροποίησης (fuser), δηλαδή στο τμήμα που με θερμότητα «κολλάει» το toner πάνω στο χαρτί.
Πριν καλέσετε τεχνικό, ελέγξτε τα απλά: το χαρτί να είναι σωστού τύπου και βάρους, να μην είναι υγρό, οι οδηγοί του δίσκου να ακουμπούν σωστά τη δεσμίδα. Αν όλα αυτά είναι εντάξει και το πρόβλημα επιμένει, η αιτία είναι μηχανική.
Προβλήματα ποιότητας εκτύπωσης
Η ποιότητα της εκτύπωσης είναι ο καθρέφτης της κατάστασης του μηχανήματος. Τα πιο συνηθισμένα συμπτώματα:
Αχνές εκτυπώσεις: Το πρώτο πράγμα που ελέγχετε είναι το toner. Αν όμως το toner είναι σε φυσιολογικό επίπεδο και η εκτύπωση παραμένει ξεθωριασμένη, η αιτία μπορεί να είναι το drum (τύμπανο εκτύπωσης) ή το σύστημα εμφάνισης. Αυτά τα εξαρτήματα έχουν συγκεκριμένη διάρκεια ζωής και η αντικατάστασή τους θέλει τεχνική γνώση.
Γραμμές ή ρίγες: Κάθετες ή οριζόντιες γραμμές που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα δείχνουν σχεδόν πάντα βρωμιά ή φθορά σε εξάρτημα του μηχανισμού εκτύπωσης. Στα φωτοτυπικά, μια κάθετη γραμμή στην αντιγραφή μπορεί να οφείλεται και σε βρωμιά στη γυάλινη επιφάνεια σάρωσης, κάτι που λύνεται με απλό καθάρισμα. Αν όμως η γραμμή εμφανίζεται και στις εκτυπώσεις από υπολογιστή, το θέμα είναι εσωτερικό.
Κηλίδες που επαναλαμβάνονται: Όταν ένας λεκές εμφανίζεται στο ίδιο σημείο της σελίδας ανά τακτά διαστήματα, αντιστοιχεί συνήθως σε φθορά ή υπόλειμμα πάνω σε κάποιο περιστρεφόμενο εξάρτημα.
Ανομοιόμορφη πυκνότητα: Σελίδες με περιοχές πιο έντονες και περιοχές πιο αχνές δείχνουν πρόβλημα στη μεταφορά του toner. Η αλλαγή αναλωσίμων σπάνια το διορθώνει.
Το κρίσιμο σημείο εδώ: αν αλλάξατε αναλώσιμο και το σύμπτωμα παραμένει ίδιο, μην αγοράσετε δεύτερο αναλώσιμο. Η αιτία βρίσκεται αλλού και κάθε επιπλέον αγορά είναι χαμένο κόστος.
Προβλήματα σύνδεσης και scanner
Στα σύγχρονα πολυμηχανήματα, ένα μεγάλο μέρος των προβλημάτων δεν αφορά καθόλου την εκτύπωση, αλλά την επικοινωνία με το δίκτυο και τις λειτουργίες σάρωσης.
Το μηχάνημα «χάνεται» από το δίκτυο: Οι υπολογιστές του γραφείου δεν το βλέπουν ή οι εκτυπώσεις μένουν σε αναμονή. Συχνά φταίει κάτι απλό, όπως αλλαγή στις ρυθμίσεις του δικτύου ή επανεκκίνηση του router που άλλαξε τη διεύθυνση του μηχανήματος. Μια επανεκκίνηση μηχανήματος και router είναι το πρώτο βήμα. Αν το πρόβλημα επανέρχεται συνέχεια, χρειάζεται σωστή ρύθμιση από τεχνικό ώστε το μηχάνημα να κρατάει σταθερή διεύθυνση.
Η σάρωση σε email ή φάκελο σταμάτησε να δουλεύει: Είναι από τα πιο συνηθισμένα τηλεφωνήματα προς τεχνικούς. Οι αιτίες είναι συνήθως αλλαγές σε κωδικούς, σε ρυθμίσεις email ή σε δικαιώματα πρόσβασης στο δίκτυο, όχι βλάβη του μηχανήματος. Η διόρθωση όμως θέλει κάποιον που γνωρίζει και το μηχάνημα και το δίκτυο.
Ο αυτόματος τροφοδότης εγγράφων κολλάει ή σαρώνει στραβά: Ο τροφοδότης του scanner έχει δικά του ρολά που φθείρονται όπως και της εκτύπωσης. Σελίδες που περνούν λοξά ή κολλάνε στη σάρωση δείχνουν φθορά σε αυτό το τμήμα.
Αργή απόκριση σε εργασίες: Αν το μηχάνημα καθυστερεί αισθητά να ξεκινήσει ή να ολοκληρώσει εργασίες που παλιότερα έβγαζε γρήγορα, το θέμα μπορεί να είναι στη μνήμη, στο λογισμικό ή σε εσωτερική μονάδα επεξεργασίας.
Πότε χρειάζεται τεχνική παρέμβαση
Ο πρακτικός κανόνας είναι απλός. Ό,τι λύνεται με τα χέρια σας μία φορά και δεν ξαναεμφανίζεται, ήταν μεμονωμένο συμβάν. Ό,τι επαναλαμβάνεται, έχει αιτία που δεν έχει αντιμετωπιστεί.
Χρειάζεστε τεχνικό όταν:
- Το ίδιο πρόβλημα επιστρέφει, παρόλο που κάνατε τους βασικούς ελέγχους.
- Το σύμπτωμα παραμένει μετά από αλλαγή αναλωσίμων.
- Το μηχάνημα εμφανίζει κωδικό σφάλματος που αφορά εσωτερικό εξάρτημα και όχι αναλώσιμο.
- Υπάρχουν ασυνήθιστοι ήχοι, μυρωδιά καμένου ή υπερβολική θερμότητα. Σε αυτή την περίπτωση σβήστε το μηχάνημα και μην το ξαναχρησιμοποιήσετε πριν ελεγχθεί.
Για μηχανήματα μεγαλύτερης ηλικίας με επαναλαμβανόμενες βλάβες, μπαίνει και ένα ευρύτερο ερώτημα: επισκευή ή αντικατάσταση εκτυπωτή; Η απάντηση εξαρτάται από την ηλικία, το κόστος των επισκευών και τις ανάγκες της επιχείρησης, και αξίζει ξεχωριστή ανάλυση.
Σε κάθε περίπτωση, η έγκαιρη διάγνωση είναι αυτή που κρατάει το κόστος χαμηλά. Ένα φθαρμένο ρολό που αντικαθίσταται εγκαίρως συνήθως αντιμετωπίζεται πιο απλά από μια μεγαλύτερη βλάβη που έχει προχωρήσει. Το ίδιο ρολό, αν αγνοηθεί, μπορεί να προκαλέσει ζημιά σε ακριβότερα εξαρτήματα.
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί κολλάει το χαρτί;
Οι πιο συχνές αιτίες είναι ακατάλληλο ή υγρό χαρτί, λάθος τοποθέτηση στον δίσκο και φθαρμένα ρολά τροφοδοσίας. Αν οι εμπλοκές συμβαίνουν συστηματικά στο ίδιο σημείο ή με αυξανόμενη συχνότητα, η αιτία συχνά σχετίζεται με μηχανική φθορά και όχι με το χαρτί.
Γιατί βγάζει γραμμές το φωτοτυπικό;
Αν οι γραμμές εμφανίζονται μόνο στις αντιγραφές, ελέγξτε πρώτα τη γυάλινη επιφάνεια σάρωσης για βρωμιά ή γρατζουνιά. Αν εμφανίζονται και στις εκτυπώσεις από υπολογιστή, το πρόβλημα βρίσκεται σε εσωτερικό εξάρτημα του μηχανισμού εκτύπωσης και χρειάζεται τεχνικό έλεγχο.
Τι σημαίνουν τα error messages;
Τα μηνύματα σφάλματος χωρίζονται σε δύο κατηγορίες. Όσα αφορούν αναλώσιμα, όπως χαμηλό toner ή γεμάτο δοχείο υπολειμμάτων, τα διαχειρίζεστε μόνοι σας. Όσα αφορούν εσωτερικά εξαρτήματα ή θερμικά συστήματα χρειάζονται τεχνικό. Σημειώστε τον κωδικό πριν καλέσετε: βοηθάει τον τεχνικό να έρθει προετοιμασμένος.
Πότε χρειάζεται επισκευή;
Όταν ένα πρόβλημα επαναλαμβάνεται παρά τους βασικούς ελέγχους, όταν το σύμπτωμα παραμένει μετά από αλλαγή αναλωσίμων, ή όταν το μηχάνημα βγάζει κωδικό σφάλματος για εσωτερικό εξάρτημα. Όσο νωρίτερα γίνει ο έλεγχος, τόσο μικρότερο το κόστος αποκατάστασης.
Αν το μηχάνημά σας παρουσιάζει επαναλαμβανόμενες βλάβες, μην περιμένετε να σταματήσει εντελώς. Για επαναλαμβανόμενα προβλήματα, δείτε την υπηρεσία επισκευών εκτυπωτών και φωτοτυπικών της Trust Printing Solutions και ζητήστε μια εκτίμηση για το μηχάνημά σας.
